Importancia de la Unidad de Archivo en Humanidades

  • Martes 08 de Mayo de 2018 | 02:19pm

La Unidad de Archivo resguarda información histórica y actualizada de los documentos primarios y fidedignos de todo el trabajo que ejecuta la Facultad de Ciencias y Humanidades.
La Unidad fue constituida en el 2016, dando cumplimiento a la Ley de Acceso a la Información Pública, referente al Art. 32 que establece: Adoptar medidas que protejan la seguridad de los datos personales y eviten su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado.
La Unidad contiene información desde 1979 a la fecha, documentos de Decanato, Vicedecanato, Secretaría, Financiera, Recursos Humanos, expedientes de empleados, información de egresados de la administración académica, incluso revistas y periódicos de Escuelas y Departamentos de épocas pasadas.
Sin embargo, ordenar este espacio de consulta de información no ha sido fácil, Juan Manuel López Orellana, Bibliotecólogo y coordinador de la Unidad habla del difícil proceso que realiza desde su conformación.
“Debido las intervenciones militares, mucha información se perdió, documentación quemada o arrojada a la intemperie, lo que se ha rescatado es partir de 1979 pero mucho del material está dañado”.
López agregó que antes de su llegada, la documentación estaba acumulada en cajas, sin rotular ni especificar el contenido. Inició de cero, con la responsabilidad de crear y ordenar la unidad; fueron días de limpieza, depuración y de enfermedad por la contaminación en el ambiente, se colocaron estantes para iniciar el orden de documentos ya rotulados y con base digital.
“Hay áreas que están muy complicadas, pero ya está a un 65% de ordenamiento, tenemos clasificados los acuerdos de Junta Directiva, expedientes estudiantiles y empleados administrativos”
Manuel agregó que los cambios han sido significativos, según los datos expuestos, desde la creación de la Unidad 430 personas, entre maestros, estudiantes, administrativos han solicitado información oficial.
“Una persona con más de 90 años buscaba información para poder graduarse de un doctorado que según él había finalizado años atrás, a pesar de informarle que para esa fecha no existió dicho doctorado, mi deber era darle una respuesta concreta, rastreé la información y verifiqué que el señor había sacado una licenciatura, un ejemplo de lo complejo que puede ser este trabajo”
Juan Manuel indicó que falta mucho por hacer, trabaja en gestionar el traslado de la unidad, ya que no debe estar en un sótano por varios riesgos; entre ellos, una inundación que podría dañar los documentos primarios,
“La Unidad de Archivo debe estar ubicado en un primer nivel, no en sótano o segunda planta ya que se vuelve peligroso por su peso muerto”.
Agregó que debido a la situación de abandono por años, muchos documentos contienen hongos, excesiva acides, gases que resguardan y que son muy dañinos para la salud.
“He solicitado a las autoridades instrumentos para el mantenimiento, limpieza y preservación de documentos; además de la necesidad de recurso humano”, indicó.
A pesar de las dificultades, Juan Manuel expresó que con el 65% de ordenamiento se ha dado solución al tiempo de respuesta al usuario, lo que antes tardaba meses o semanas en su búsqueda hoy en día puede obtenerse en minutos u horas.
Dijo que la Unidad cuenta con un manual de equipamiento para optimizar su funcionamiento; además, elaboró fichas técnicas para el préstamo de documentos oficiales, así como la creación de un plan de desarrollo y puestos de trabajo para un Archivo, en el que se contemplan las funciones de cada uno de los puestos que deben desempeñar en una unidad de Archivo y proyecta sistematizar toda la información y generar un servidor de archivo para la preservación.